종이는 줄고, 일은 빨라지는 변화를 원하십니까?

복잡한 결재 절차, 수북이 쌓인 종이문서, 퇴사로 발생하는 중요자료 유실 위험. 이는 디지털 전환을 추진하는 많은 기업이 공통적으로 경험하는 문제입니다. 특히, 스마트워크와 페이퍼리스 환경을 목표로 하는 기업들에게는 문서의 산재와 보안 리스크가 실무 효율성을 저해하는 주범이 됩니다. 과연 이 모든 문제를 동시에 해결할 수 있는 방법은 없을까요?

스마트워크는 선택이 아닌 필수입니다

코로나19 이후 비대면 근무 환경이 업무 표준으로 자리 잡으면서, 기업은 더 이상 스마트워크를 '옵션'으로 보지 않습니다. 특히 금융 및 보험업계처럼 정보보안과 규제 대응이 중요한 산업일수록, 하이브리드 환경에서의 안전하고 효율적인 문서 관리 체계는 비즈니스 지속성을 위한 핵심 인프라로 부상했습니다. 이 글에서는 코리안리재보험이 문서중앙화 솔루션 ClouDoc(클라우독)을 통해 스마트워크와 페이퍼리스 환경을 성공적으로 구축한 사례를 중심으로, 그 의미와 실질적 효과를 정리합니다.

스마트워크 혁신의 기반, ClouDoc

ClouDoc은 문서의 중앙 집중화 및 자산화를 실현하는 핵심 인프라 솔루션입니다. 코리안리재보험은 사내 문서와 업무 자료가 각각의 PC에 흩어져 있는 환경에서 다음과 같은 문제에 직면했습니다:

개인별 문서 저장으로 인한 보안 위험
퇴사자의 문서 반출 및 유실
모바일/재택 근무 시 문서 접근 불가
종이 출력 중심의 비효율적 업무 프로세스

이러한 환경을 개선하기 위해 ClouDoc을 선택했고, 핵심은 서버 기반의 문서중앙화, 다단계 보안정책, 모바일 및 협업 기능이었습니다. ClouDoc 도입은 곧 스마트워크의 기술적 기반을 마련하는 선택이었던 것입니다.

보안성과 협업성을 동시에 만족시키다

ClouDoc은 업무 생산성과 보안성이라는, 때로는 상충되는 가치들을 모두 만족시키는 아키텍처를 제공합니다. 주요 기능으로는 다음과 같습니다:

개인 PC 저장 금지 및 중앙 서버 집중 관리
문서 검색 및 버전 관리 기능을 통한 정보 접근성 향상
문서 반출 승인 프로세스와 암호화 저장으로 보안 리스크 제거
모바일/원격에서도 안전하게 접근 가능한 문서 뷰어
퇴사자 문서 이관, 삭제방지 등의 관리 모듈

코리안리재보험 정보보안팀 담당자는 "ClouDoc은 Smart Work의 중심이자, 기업 데이터의 백본(Back-Bone)"이라 표현하며, 정보 자산의 체계적 보관과 유출 방지 측면에서 전략적 도구임을 강조했습니다.

종이 없는 오피스, 실제로 가능한가?

코리안리재보험의 ClouDoc 도입 결과는 단순한 프로세스 개선을 넘어, 조직 문화를 혁신하는 성과로 이어졌습니다. 사용자 만족도 조사에 따르면:

문서 집중화로 업무 효율 증가: 99건 응답
출력 빈도 감소: 98건 응답
모바일 기반 업무 접근 향상: 91건 응답
전체 사용자 중 73%가 시스템에 만족함

또한 종이 출력량은 약 48%가 감소해 ESG 경영 측면에서도 긍정적 효과를 확인했습니다. 페이퍼리스 환경은 단지 친환경 전략이 아닌, 결재 속도 향상, 협업 효율 극대화, 보안 강화, 비용 절감이라는 복합적 효과를 창출합니다.

지식자산은 더 이상 흩어지지 않습니다

ClouDoc은 코리안리재보험에게 단순한 파일 저장소 이상의 가치를 제공했습니다. 모든 문서는 키워드 기반으로 1초 이내 검색이 가능하며, 접근 권한 설정을 통해 정보의 흐름을 통제하고 감사 로깅이 자동화됩니다. 과거에는 특정 문서를 찾기 위해 직원 간 커뮤니케이션이 필요했지만, 이제는 누구나 검색을 통해 필요한 문서에 즉시 접근할 수 있습니다.

이는 곧 지식자산의 자산화, 업무 연속성 확보, 보안 컴플라이언스 대응이라는 KPI로 연결됩니다.

문서 보안과 사용자 편의의 균형, 그 해답은 ClouDoc

사용자 중심의 설계를 바탕으로 ClouDoc은 사용자의 불만을 최소화하고 변화 관성을 극복할 수 있었습니다. 기존 탐색기 기반 UI와 유사한 문서 관리 환경을 제공하며, 업무 방식의 급격한 변화를 요구하지 않습니다.

관리자와 경영진 입장에서는:

운영 속도 및 보안 이슈 최소화
로그 기반 감사 추적 기능으로 ISMS/ISO27001 등 대응
TCO(총 소유 비용) 절감 효과

기존의 DRM 중심 보안 솔루션보다 협업성과 사용성을 극대화하는 문서중앙화 전략이 왜 지금 기업에 필요한지, 코리안리재보험은 강력한 사례로 답하고 있습니다.

데이터 기반의 변화, 고민하십니까?

지금 이 순간에도 많은 기업이 디지털 전환의 단계를 헤매고 있습니다. 하지만 ClouDoc은 '문서의 흐름을 컨트롤하는 것'이 곧 스마트워크의 핵심임을 증명했습니다. 종이 없는 업무 환경 구축, 문서 자산의 통합 관리, 협업과 보안의 균형이라는 미션을 달성하고자 한다면, ClouDoc과 같은 구조적 솔루션을 도입하는 시점은 늦출 수 없습니다.

제품 도입 상담이나 데모 및 컨설팅이 필요하신 경우, 해당 콘텐츠를 제공하는 업체 문의 채널을 통해 상담을 요청하시기 바랍니다.

코리안리재보험의 스마트워크 혁신: 73% 만족을 이끈 ClouDoc 도입 사례 분석